SPECIALIEJI REIKALAVIMAI
turėti aukštąjį universitetinį išsilavinimą;
turėti 1 metų darbo patirtį biuro administratoriaus ir/ar darbo dokumentų valdymo srityse patirties;
būti susipažinęs su Lietuvos Respublikos Konstitucija, Lietuvos Respublikos įstatymais, Lietuvos Respublikos Vyriausybės nutarimais, kitais teisės aktais, reglamentuojančiais viešąjį administravimą, teisės aktų ir dokumentų rengimą ir įforminimą, dokumentų valdymą, Lietuvos Respublikos Vyriausybės darbo reglamentu ir ministerijos darbo reglamentu, Lietuvos vyriausiojo archyvaro tarnybos prie Lietuvos Respublikos Vyriausybės norminiais teisės aktais, asmenų aptarnavimą ministerijoje reglamentuojančiais teisės aktais;
išmanyti ministerijos struktūrą, ministerijos administracijos padalinių ir ministerijai pavaldžių ar jos reguliavimo sričiai priskirtų įstaigų funkcijas;
sklandžiai dėstyti mintis raštu ir žodžiu, mokėti sisteminti ir apibendrinti informaciją, rengti išvadas;
gerai mokėti valstybinę kalbą, mokėti anglų kalbą savarankiško vartotojo lygmens B1 lygiu;
mokėti dirbti šiomis kompiuterinėmis programomis: „MS Word“, „MS Excel“, „MS Outlook“, „Internet Explorer“, gerai mokėti dirbti kompiuterizuota „DocLogix“ dokumentų valdymo sistema.
FUNKCIJOS
Padėti viceministrams ir ministerijos kancleriui (toliau – ministerijos vadovybė) organizuoti jų darbą, planuoti ir sudaryti darbotvarkes, padėti organizuoti jų rengiamus pasitarimus, priimti ir aptarnauti pas juos atvykstančius asmenis;
informuoti ministerijos vadovybę apie darbo klausimais gautą informaciją, laukiančius priėmimo lankytojus ir ministerijos valstybės tarnautojus ir darbuotojus, dirbančius pagal darbo sutartis (toliau – darbuotojai);
informuoti ministerijos vadovybę apie darbotvarkėje numatytus atlikti darbus, posėdžius, pasitarimus, susitikimus ir kitus renginius, kuriuose jie turi dalyvauti;
informuoti ministerijos darbuotojus, taip pat įstaigų prie ministerijos darbuotojus apie rengiamus posėdžius, pasitarimus ir susitikimus, supažindinti juos su darbotvarke, kviesti kitus dalyvius į minėtus renginius, perduoti ministerijos vadovybės rezoliucijas ir pavedimus atsakingiems vykdytojams žodžiu arba elektroniniu paštu;
pagal kompetenciją ministerijos vadovybės ir skyriaus patarėjo pavedimu rengti ministerijos raštų projektus;
priimti ir išsiųsti dokumentus ir kitokią informaciją, organizuoti operatyvų dokumentų arba posėdžių dalomosios medžiagos elektroninių versijų išsiuntimą;
sekti informaciją apie ministerijos vadovybės dalyvavimą Lietuvos Respublikos Seimo posėdžiuose bei komitetuose, Lietuvos Respublikos Vyriausybės posėdžiuose ir pasitarimuose, kitose valstybės ir savivaldybių institucijose ir įstaigose, kontroliuoti, kad ministerijos darbuotojai laiku pateiktų visą reikalingą medžiagą Lietuvos Respublikos Seimo, Lietuvos Respublikos Vyriausybės ir kitiems suinteresuotų institucijų ir įstaigų organizuojamiems posėdžiams;
kontroliuoti ministerijos vadovybei pateikiamų dokumentų pasirašymo ar vizavimo eigą, tikrinti ar darbuotojų pateikti dokumentai tinkamai pavizuoti;
peržiūrėti Lietuvos Respublikos Vyriausybės pasitarimų, Lietuvos Respublikos Vyriausybės posėdžių, ministerijų kanclerių pasitarimų posėdžių medžiagą, surinkti ministerijos administracijos padalinių dėl jos pateiktas pastabas bei išvadas ir jas pateikti ministerijos vadovybei;
pagal poreikį palaikyti ryšius su Lietuvos Respublikos Seimo kanceliarija, Lietuvos Respublikos Seimo komitetais, Lietuvos Respublikos Seimo komisijomis, Lietuvos Respublikos ambasadomis užsienyje, užsienio valstybių ambasadomis Lietuvoje;
padėti ministerijos vadovybei planuoti oficialius ir darbo vizitus į užsienį ir juos rengti;
organizuoti ministerijos vadovybės tarnybines komandiruotes, rengti komandiruotės dokumentus, užsakyti viešbučius, kelionės bilietus, gauti vizas į užsienį ir kt.;
koordinuoti ir rengti ministerijos vadovybės lydinčių verslo delegacijų, vizitų į užsienį metu, programų rengimą, padėti organizuojant verslo forumus, tarptautines konferencijas, užsienio šalių verslininkų susitikimus su Lietuvos verslo atstovais;
pagal poreikį registruoti dokumentus;
rūpintis, kad ministerijos vadovybei netrūktų kanceliarinių priemonių, patikimai ir tiksliai veiktų organizacinė technika;
pagal kompetenciją vykdyti kitus skyriaus vedėjo pavedimus.