Pareigų aprašymas Spausdinti

SPECIALIEJI REIKALAVIMAI 

 

Turėti aukštąjį universitetinį išsilavinimą su bakalauro kvalifikaciniu laipsniu ar jam prilygintą išsilavinimą arba aukštąjį koleginį išsilavinimą su profesinio bakalauro ar jam prilygintą išsilavinimą; 

turėti ne mažesnę kaip 1 metų darbo patirtį; 

būti susipažinęs su Lietuvos Respublikos Konstitucija, Lietuvos Respublikos įstatymais, Lietuvos Respublikos Vyriausybės nutarimais ir kitais teisės aktais, reglamentuojančiais viešąjį administravimą, teisės aktų ir dokumentų rengimą ir įforminimą, dokumentų valdymą, dokumentų archyvavimą ir archyvo tvarkymą, būti susipažinęs su Lietuvos archyvų departamento prie Lietuvos Respublikos Vyriausybės teisės aktais, Lietuvos Respublikos valstybės ir tarnybos paslapčių įstatymu ir kitais įslaptintos informacijos administravimą, apsaugą ir kontrolę reglamentuojančiais teisės aktais Lietuvos Respublikos Vyriausybės darbo reglamentu ir ministerijos darbo reglamentu bei asmenų aptarnavimą ministerijoje reglamentuojančiais teisės aktais;  

gerai išmanyti ministerijos struktūrą, ministerijos administracijos padalinių funkcijas; 

mokėti sisteminti, apibendrinti informaciją, rengti išvadas; 

gerai mokėti valstybinę kalbą, mokėti anglų kalbą pažengusio vartotojo lygmens B1 lygiu;  

mokėti dirbti „Microsoft Office“ programiniu paketu ir dokumentų valdymo sistemomis; 

atitikti teisės aktų nustatytus reikalavimus, būtinus išduodant leidimą dirbti ar susipažinti su įslaptinta informacija, žymima slaptumo žyma, šiai pareigybei nustatyta energetikos ministro patvirtintame administracijos padalinių pareigų, kurias einantiems asmenims reikia leidimų dirbti ar susipažinti su įslaptinta informacija, sąraše. 

 

FUNKCIJOS 

 

Atlieka pirminį ministerijos gaunamos korespondencijos, taip pat ir su 2014-2020 metų Europos Sąjungos struktūrinių fondų investicijų veiksmų programos administravimu, vertinimu ir informavimu apie ją susijusios korespondencijos (toliau – korespondencija) peržiūrėjimą, registruoja ir perduoda korespondenciją pagal skyriaus patarėjo paskirstymą; 

tvarko ministerijos siunčiamąją korespondenciją: registruoja (suteikia registracijos numerį), tikrina, ar ji tinkamai įforminta, rūšiuoja, siunčia elektroniniu paštu, faksu, pildo paprastų ir registruotų laiškų registrus, ženklina vokus ir juos išsiunčia adresatams; 

priima ir registruoja asmenų prašymus ir dokumentus; 

išduoda asmenims ministerijos valstybės tarnautojų ar darbuotojų parengtas archyvines pažymas ir kitus dokumentus; 

paima ministerijai adresuotas banderoles, siuntas, įvertintus ir kitus laiškus iš Vilniaus miesto pašto skyrių; 

pagal kompetenciją teikia į ministeriją besikreipiantiems asmenims informaciją apie korespondencijos judėjimą telefonu, tiesiogiai asmeniui atvykus į ministeriją ir (arba) raštu; 

registruoja ministro veiklos, komandiruočių ir turto valdymo įsakymus, ministerijos kanclerio veiklos, komandiruočių ir turto valdymo potvarkius ir kitus ministerijos rengiamus dokumentus, taip pat ir su 2014-2020 metų Europos Sąjungos struktūrinių fondų investicijų veiksmų programos administravimu, vertinimu ir informavimu apie ją susijusius dokumentus (toliau – dokumentai); 

kelia į Lietuvos Respublikos Seimo teisės aktų informacinę sistemą (TAIS) ministerijos valstybės tarnautojų ar darbuotojų parengtus teisės aktų projektus ir Teisės aktų registrą (TAR) ministerijos valstybės tarnautojų ar darbuotojų parengtus teisės aktus; 

organizuoja ir kontroliuoja ministerijos administracijos padalinių dokumentų kaupimą, saugojimą ir tvarkingą naudojimą pagal teisės aktų nustatytus reikalavimus bei bylų pateikimą archyvui laiku; 

priima dokumentus saugoti į ministerijos archyvą (toliau – archyvas), atsako už jų apskaitą ir organizuoja šių dokumentų saugos priemonių įgyvendinimą ministerijoje; 

atsako už ministerijos dokumentacijos plano parengimą, rūpinasi, kad su juo būtų supažindinami ministerijos administracijos padaliniai, kontroliuoja, kad jo būtų laikomasi sudarant laikino, ilgo ir nuolatinio saugojimo bylas; 

organizuoja ministerijos valdymo srityje esančių valstybės įmonių ir viešųjų įstaigų dokumentacijos planų derinimą; 

atsako už nuolatinio, ilgo ir laikino saugojimo dokumentų suvestinių ir bylų apyrašų parengimą, derina bylų apyrašus su ministerijos Dokumentų ekspertų komisija ir Lietuvos valstybės naujuoju archyvu; 

informuoja ministerijos administracijos padalinių vadovus apie jų vadovaujamuose ministerijos administraciniuose padaliniuose dingusius ir ministerijos archyvui neperduotus nuolatinio, ilgo ar laikino saugojimo dokumentus; 

kontroliuoja archyve saugomų dokumentų būklę, esant būtinumui organizuoja jų atnaujinimą, dalyvauja inventorizuojant ministerijos archyvinius dokumentus; 

atsako už aktų dokumentų byloms perduoti Lietuvos valstybės naujajam archyvui saugoti, nurašyti arba sunaikinti parengimą; 

dalyvauja rengiant teisės aktus ir kitus dokumentus, teikia pastabas ir pasiūlymus dėl kitų institucijų pateiktų derinti teisės aktų projektų dokumentų valdymo ir archyvo darbo klausimais; 

pagal pareikalavimą išduoda archyvo pažymas ir archyvo dokumentų kopijas, jas tvirtina, tvirtina ministerijos elektroninių dokumentų kopijas, rengia atsakymus į paklausimus, tvarko jų apskaitą;  

pagal poreikį inicijuoja pagal kompetenciją priskirtus viešuosius pirkimus bei  kitus skyriaus vykdomus viešuosius pirkimus; 

teikia metodinę pagalbą ministerijos administracijos padaliniams bylų tvarkymo ir kitais skyriaus kompetencijos klausimais; 

skyriaus patarėjo pavedimu rengia raštus, pažymas, suvestines ir kitus dokumentus, susijusius su skyriaus darbu; 

pavaduoja skyriaus patarėją įslaptintos informacijos administravimo klausimais jo atostogų, laikinojo nedarbingumo ir kitais atvejais; 

skyriaus patarėjo pavedimu pavaduoja kitus skyriaus darbuotojus jų atostogų, laikino nedarbingumo, tarnybinių komandiruočių ir kitais neatvykimo į darbą atvejais; 

vykdo kitus skyriaus patarėjo ir vedėjo nenuolatinio pobūdžio pavedimus.