Pareigų aprašymas Spausdinti

PATVIRTINTA
Lietuvos Respublikos energetikos ministro
2014 m. gruodžio 31 d.
įsakymu Nr. 1-352
(pakeitimas:
Lietuvos Respublikos energetikos ministro
2016 m. gegužės 11 d.
įsakymu Nr. 1-158)


ADMINISTRAVIMO IR BENDRŲJŲ REIKALŲ SKYRIAUS VYRIAUSIOJO SPECIALISTO
PAREIGYBĖS APRAŠYMAS


I. BENDROJI DALIS

1. Administravimo ir bendrųjų reikalų skyriaus (toliau – skyriaus) vyriausiasis specialistas (toliau – vyriausiasis specialistas) yra Lietuvos Respublikos energetikos ministerijos (toliau – ministerija) darbuotojas, dirbantis pagal darbo sutartį ir gaunantis darbo užmokestį iš Lietuvos Respublikos valstybės biudžeto bei valstybės pinigų fondų.
2. Skyriaus vyriausiasis specialistas priimamas ir atleidžiamas iš pareigų Lietuvos Respublikos darbo kodekse nustatyta tvarka.
3. Skyriaus vyriausiasis specialistas turi atitikti šiuos specialiuosius reikalavimus:
3.1. turėti aukštąjį universitetinį arba jam prilygintą išsilavinimą;
3.2. turėti ne mažesnę kaip 1 metų darbo patirtį;
3.3. būti susipažinęs su Lietuvos Respublikos Konstitucija, Lietuvos Respublikos įstatymais, Lietuvos Respublikos Vyriausybės nutarimais ir kitais teisės aktais, reglamentuojančiais viešąjį administravimą, teisės aktų ir dokumentų rengimą ir įforminimą, dokumentų valdymą, dokumentų archyvavimą ir archyvo tvarkymą, būti susipažinęs su Lietuvos archyvų departamento prie Lietuvos Respublikos Vyriausybės teisės aktais, Lietuvos Respublikos Vyriausybės darbo reglamentu ir ministerijos darbo reglamentu bei asmenų aptarnavimą ministerijoje reglamentuojančiais teisės aktais;
3.4. gerai išmanyti ministerijos struktūrą, ministerijos administracijos padalinių funkcijas;
3.5. mokėti sisteminti, apibendrinti informaciją, rengti išvadas;
3.6. mokėti valstybinę kalbą, mokėti anglų kalbą pažengusio vartotojo B2 lygiu;
3.7. mokėti dirbti šiomis kompiuterinėmis programomis: „MS Word“, „MS Excel“, „MS Outlook“, „MS PowerPoint“, „Internet Explorer“;
3.8. atitikti teisės aktuose nustatytus reikalavimus, būtinus išduodant leidimą dirbti ar susipažinti su įslaptinta informacija, žymima slaptumo žyma ,,SLAPTAI“ ir asmens patikimumo pažymėjimą, suteikiantį teisę dirbti ar susipažinti su Lietuvai perduota užsienio valstybių ar tarptautinių organizacijų įslaptinta informacija, žymima slaptumo žymos ,,SLAPTAI“ atitikmeniu.

II. VYRIAUSIOJO SPECIALISTO PAGRINDINĖS FUNKCIJOS

4. Šias pareigas einantis vyriausiasis specialistas atlieka šias funkcijas:
4.1. atlieka pirminį ministerijos gaunamos korespondencijos, taip pat ir su 2014-2020 metų Europos Sąjungos struktūrinių fondų investicijų veiksmų programos administravimu, vertinimu ir informavimu apie ją susijusios korespondencijos (toliau – korespondencija) peržiūrėjimą, registruoja ir perduoda korespondenciją pagal skyriaus vedėjo paskirstymą;
4.2. tvarko ministerijos siunčiamąją korespondenciją: registruoja (suteikia registracijos numerį), tikrina, ar ji tinkamai įforminta, rūšiuoja, pildo paprastų ir registruotų laiškų registrus, ženklina vokus ir juos išsiunčia adresatams;
4.3. priima ir registruoja asmenų prašymus ir dokumentus leidimams ir archyvo pažymoms gauti;
4.4. išduoda asmenims ministerijos valstybės tarnautojų ar darbuotojų parengtus leidimus, archyvines pažymas ir kitus dokumentus;
4.5. paima ministerijai adresuotas banderoles, siuntinius, įvertintus ir kitus laiškus iš Vilniaus miesto pašto skyrių;
4.6. pagal kompetenciją teikia į ministeriją besikreipiantiems asmenims informaciją apie korespondencijos judėjimą telefonu, tiesiogiai asmeniui atvykus į ministeriją ir (arba) raštu;
4.7. registruoja ministro veiklos, komandiruočių ir turto valdymo įsakymus, ministerijos kanclerio veiklos, komandiruočių ir turto valdymo potvarkius ir kitus ministerijos rengiamus dokumentus, taip pat ir su 2014-2020 metų Europos Sąjungos struktūrinių fondų investicijų veiksmų programos administravimu, vertinimu ir informavimu apie ją susijusius dokumentus (toliau – dokumentai);
4.8. organizuoja ir kontroliuoja ministerijos administracijos padalinių dokumentų kaupimą, saugojimą ir tvarkingą naudojimą pagal teisės aktų nustatytus reikalavimus bei bylų pateikimą archyvui laiku;
4.9. priima dokumentus saugoti į ministerijos archyvą (toliau – archyvas), atsako už jų apskaitą ir organizuoja šių dokumentų saugos priemonių įgyvendinimą ministerijoje;
4.10. atsako už ministerijos dokumentacijos plano parengimą, rūpinasi, kad su juo būtų supažindinami ministerijos administracijos padaliniai, kontroliuoja, kad jo būtų laikomasi sudarant laikino, ilgo ir nuolatinio saugojimo bylas.
4.11. organizuoja ministerijos valdymo srityje esančių valstybės įmonių dokumentacijos planų derinimą;
4.12. atsako už nuolatinio, ilgo ir laikino saugojimo dokumentų suvestinių ir bylų apyrašų parengimą;
4.13. derina bylų apyrašus su ministerijos Dokumentų ekspertų komisija ir Lietuvos valstybės naujuoju archyvu;
4.14. informuoja ministerijos administracijos padalinių vadovus apie jų vadovaujamuose ministerijos administraciniuose padaliniuose dingusius ir ministerijos archyvui neperduotus nuolatinio, ilgo ar laikino saugojimo dokumentus;
4.15. kontroliuoja archyve saugomų dokumentų būklę, esant būtinumui organizuoja jų atnaujinimą;
4.16. dalyvauja inventorizuojant ministerijos archyvinius dokumentus;
4.17. atsako už aktų dokumentų byloms perduoti Lietuvos valstybės naujajam archyvui saugoti, nurašyti arba sunaikinti parengimą;
4.18. dalyvauja rengiant teisės aktus ir kitus dokumentus, teikia pastabas ir pasiūlymus dėl kitų institucijų pateiktų derinti teisės aktų projektų dokumentų valdymo ir archyvo darbo klausimais;
4.19. pagal pareikalavimą išduoda archyvo pažymas ir archyvo dokumentų kopijas, jas tvirtina, tvirtina ministerijos elektroninių dokumentų kopijas, rengia atsakymus į paklausimus, tvarko jų apskaitą;
4.20. pagal poreikį inicijuoja archyvo paslaugų ir  kitus skyriaus vykdomus viešuosius pirkimus;
4.21. teikia metodinę pagalbą ministerijos administracijos padaliniams bylų tvarkymo ir kitais skyriaus kompetencijos klausimais;
4.22. skyriaus vedėjo pavedimu rengia raštus, pažymas, suvestines ir kitus dokumentus, susijusius su skyriaus darbu;
4.23. skyriaus vedėjo pavedimu pavaduoja kitus skyriaus darbuotojus jų atostogų, laikino nedarbingumo, tarnybinių komandiruočių ir kitais neatvykimo į darbą atvejais;
4.24. vykdo kitus skyriaus vedėjo ir skyriaus vedėjo pavaduotojo nenuolatinio pobūdžio pavedimus.

III. VYRIAUSIOJO SPECIALISTO TEISĖS IR ATSAKOMYBĖ

5. Vyriausiasis specialistas turi teisę:
5.1. gauti informaciją skyriaus darbo organizavimo klausimais;
5.2. palaikyti nuolatinius ryšius su kitais ministerijos administracijos padaliniais ir jų valstybės tarnautojais bei darbuotojais, taip pat su kitų ministerijų ir valstybės institucijų ir įstaigų darbuotojais, būtinus savo atliekamoms funkcijoms vykdyti;
5.3. nepriimti registruoti dokumentų, kurie neatitinka Dokumentų tvarkymo ir apskaitos taisyklių ir Dokumentų rengimo taisyklių reikalavimų;
5.4. nepriimti saugoti į archyvą netvarkingai pateiktų ministerijos administracijos padalinių bylų;
5.5. perspėti ministerijos valstybės tarnautojus ir darbuotojus, netinkamai besielgiančius su archyviniais dokumentais;
5.6. kviesti konsultantus ir ekspertus iš Lietuvos valstybės naujojo archyvo dokumentų valdymo ir archyvavimo klausimais;
5.7. ministerijos lėšomis kelti kvalifikaciją mokymuose (seminaruose, kursuose ir kt.);
6. Vyriausiasis specialistas atsako už šiame pareigybės aprašyme nustatytų funkcijų vykdymą, darbo drausmės ir tvarkos laikymąsi ir ministerijos vidaus administravimo norminių teisės aktų nuostatų laikymąsi.

IV. ŠIAS PAREIGAS EINANČIO VYRIAUSIOJO SPECIALISTO PAVALDUMAS

7. Šias pareigas einantis vyriausiais specialistas yra tiesiogiai pavaldus skyriaus vedėjui.